Di manakah biasanya kamu menyimpan arsip kantormu? Rak penyimpanan? Hanging map? Atau, di dalam folder laptop? Semua tempat penyimpanan ini pastinya kamu pilih untuk tempat simpan arsip kantormu, kan? Ya, selain praktis, menyimpan arsip kantor berupa dokumen akan sangat aman bila disimpan di tempat-tempat penyimpanan tersebut. Di samping itu, kamu juga akan lebih mudah mencarinya ketika dibutuhkan.
Nah, bicara mengenai tempat menyimpan arsip, ternyata ada loh beberapa jenis sistem penyimpanan arsip yang biasanya banyak digunakan oleh instansi pemerintahan hingga perusahaan. Apa saja? Yuk, cek!
- Numerical Filing System
Sesuai dengan namanya, sistem penyimpanan satu ini biasanya sering digunakan untuk mengklasifikasi arsip maupun dokumen berdasarkan nomor atau numerik sebagai pengganti nama orang maupun instansi. Kelebihan dari sistem numeric ini yaitu cepat, sederhana, dan bisa dimanfaatkan untuk berbagai jenis dokumen.
Kelemahannya membutuhkan ruangan yang lebih luas serta waktunya lebih lama dibanding yang lain karena harus diberi nomor satu-persatu.
- Alphabetical Filing System
Berbeda dengan Numerical, sistem penyimpanan Alphabetical ini biasanya berdasarkan pada abjad. Di mana, penyusunannya sendiri menggunakan metode penyusunan yang dilakukan secara berurutan, mulai dari A sampai Z.
Kelebihan dari sistem ini lebih mudah mencari dokumen karena disusun sesuai abjad, meminimalisir terjadinya kesalahan, dan lainnya. Kelemahannya? Membutuhkan banyak tenaga untuk pemberian abjad pada masing-masing folder, kemungkinan adanya kesalahan penempatan, dan mudah dipalsukan.
- Chronological Filing System
Metode yang digunakan pada sistem Chronological ini berupa indexing yang dimulai dari tanggal dokumen maupun masuk. Lalu, disusun dengan frekuensi tertentu seperti harian, mingguan, bulanan, hingga tahunan. Kelebihan dari sistem ini bisa dimanfaatkan untuk arsip yang memiliki tanggal jatuh tempo. Sementara, kelemahannya lebih sulit menemukan arsip yang dibutuhkan.
- Subjectical Filing System
Sistem penyimpanan yang dikelompokkan berdasarkan pada jenis masalah yang biasanya kerap terjadi. Sistem ini cocok diterapkan pada instansi maupun perusahaan yang berhubungan dengan keluhan pelanggan. Kelebihannya lebih mudah dalam pencarian dokumen dan bisa dikembangkan karena tidak dibatasi judul maupun susunan. Sedangkan, kelemahannya sulit diklasifikasikan, terutama pada subjek yang hampir sama padahal isinya berbeda.
Itulah dia beberapa jenis sistem tempat penyimpanan arsip yang wajib untuk diketahui. Lantas, manakah sistem penyimpanan yang kamu gunakan?