Data merupakan komponen yang sangat penting dalam sebuah perusahaan. Bahkan cukup banyak perusahaan yang harus menanggung kerugian dalam jumlah fantastis karena adanya masalah pada data perusahaannya. Itulah sebabnya, menggunakan data storage terbaik seperti IBM Storage Server Indonesia menjadi hal yang penting.
Namun, selain dari memperhatikan data storage yang digunakan, masalah input data juga tidak kalah penting. Sebab, data storage memang membantu proses pengelolaan data tetapi tentunya setelah data diinputkan. Tanpa adanya proses input data, maka tidak akan ada data yang bisa diolah atau kelola.
Lalu, bagaimana jika data yang diinput mengalami masalah akibat human error? Tentunya hal ini akan berdampak pada keseluruhan proses pengelolaan data selanjutnya. Akibatnya hasil yang didapat juga tidak akan akurat. Itulah sebabnya, meminimalis risiko terjadinya kesalahan dalam proses input data harus sangat diperhatikan, dan berikut ini adalah beberapa caranya:
- Fokus
Fokus merupakan hal yang sangat penting bagi seorang data entry. Ketika bekerja dengan fokus tanpa adanya gangguan, kemungkinan untuk terjadinya kesalahan akan semakin kecil. Namun ketika data entry mulai hilang fokus entah karena kondisi sekelilingnya yang kurang mendukung atau karena faktor internal, maka risiko kesalahan akan semakin besar.
- Training
Saat ini input data sudah banyak yang mulai memanfaatkan software tertentu untuk mengurangi terjadinya kesalahan saat pengolahan data. Pastikan bahwa data entry yang bertugas sudah benar-benar memahami pengoperasian software tersebut, khususnya jika dia pernah menggunakan software lain dengan fungsi yang sama. Sebab bisa saja meskipun fungsinya sama tetapi cara pengoperasiannya berbeda. Cara paling tepat untuk memastikannya adalah dengan mengadakan training untuk mengajarkan mereka cara pengoperasian software yang benar.
- Job description
Pastikan bahwa data entry memiliki job description yang jelas dan tidak diganggu dengan tugas lainnya. Sebab kenyataannya, banyak perusahaan terutama yang masih berkembang justru sering memberikan tugas lain pada data entry. Padahal hal ini bisa membuat fokus atas pekerjaannya menjadi terganggu. Selain itu, perhatikan juga jumlah data entry dengan jumlah data yang harus dimasukkan. Sesuaikan keduanya dan pastikan tidak ada overload pekerjaan karena kelelahan juga bisa menyebabkan kesalahan penginputan data.
Dengan memperhatikan ketiga hal di atas, semoga perusahaan Anda tidak pernah mengalami masalah dengan salah input data, ya! (Vita)